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社会福祉法人の運営について

更新日:2018年2月23日

評議員会・理事会の招集通知

評議員会の招集通知は、定款に特別の定めがある場合を除き、評議員会の日の1週間前までに、原則として書面で評議員に対して発することが必要です。(社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第182条第1項)評議員会の日と招集通知発送日の間を中7日以上空けなければならないことに注意してください。
書面に代えて電子メールなどで招集通知を行うことも可能ですが、その場合は招集通知の方法を示した上、書面または電子メールなどにて、各評議員の承諾を得る必要があります。(社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第182条第2項)
評議員会の招集通知には、評議員会の日時・場所・目的(議題)・議案の概要を必ず記載しなければなりません。(社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第182条第3項・第181条第1項・社会福祉法施行規則第2条の12)
なお、説明義務を果たすために評議員会に出席する理事及び監事については、評議員会の正式な構成員ではありませんので、これらの方に対する会議開催の通知を招集通知という形で送付することは適当ではありません。
参考までに、評議員会の招集通知例および監事向けの評議員会開催のお知らせ例を掲載します。

理事会の招集通知は、定款に特別の定めがある場合を除き、理事会の日の1週間前までに、各理事及び各監事に対して発することが必要です。(社会福祉法第45条の14第9項・一般法人法第94条第1項)理事会の日と招集通知発送日の間を中7日以上空けなければならないことに注意してください。
招集通知の方法は書面の他、電子メールなどで行うことも可能で、評議員会の場合と異なり、その際各理事・各監事の承諾を得る必要はありません。
また、理事会の招集通知には、評議員会と異なり必要記載事項は定められていませんが、各理事に会議の目的を理解していただき議論を実質化するという観点からは、評議員会の招集通知に準じた事項を記載しておくことも一つの方法です。
参考までに、上記に述べた考え方を踏まえた理事会の招集通知例を掲載します。

評議員会・理事会の招集手続の省略についての同意書

評議員会は、全評議員の同意があれば招集通知を送付せずに開催することができます。(社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第183条)
同意の方式に定めはなく、口頭(面会または電話など)でも有効ですが、書面にしておくと各評議員の同意の意思が明確になり、招集手続を省略して行った評議員会の決議の有効性をより強く証明できますので、各評議員の同意は書面にしておくことが賢明です。なお、口頭による同意のみの場合は、評議員会の冒頭で全評議員の同意により招集手続を省略して開催することを宣言し、これを議事録にとどめておく対応をお勧めします。
評議員会の招集手続を省略するケースとしては、以下のような場合が考えられます。
緊急の案件など決議の内容上猶予がなく、理事会招集決議から評議員会までの日の間に1週間の間隔を設けることができない場合
評議員会招集決議を理事会で行い、引き続き同日にその招集決議に基づく評議員会を行おうとする場合
この他の場合でも招集手続の省略は可能であり、特段の制限はありませんが、招集通知が各評議員の出席の機会を確保するためのものであり、かつ評議員に事前に会議目的をお知らせして議案について熟慮の機会を与える機能も併せ持っていることから、必要以上の省略は招集通知の持つこれらの目的・機能を没却しかねないため、その必要性については十分熟慮した上で行ってください
参考までに、評議員会の招集手続の省略についての同意書例を掲載します。
例では各評議員個別のタイプと全評議員一括のタイプを示しています。
必ず欠席者も含め、評議員会の開始前に全員分の同意を得るようにしてください。また、なお、評議員会招集決議の理事会とその招集決議に基づき開催される評議員会を同日に行おうとする場合には、理事会の招集決議までは評議員会の開催が確定していませんので、例のとおり理事会において招集決議がなされることを条件として同意を得るようにしてください。

理事会についても、全役員の同意があれば招集通知を送付せずに開催することができます。(社会福祉法第45条の14第9項・一般法人法第94条第2項)全理事だけでなく、全監事の同意も必要なことに注意してください。
同意の方式に定めはなく、口頭(面会または電話など)でも有効ですが、書面にしておくと各役員の同意の意思が明確になり、招集手続を省略して行った理事会の決議の有効性をより強く証明できますので、各役員の同意は書面にしておくことが賢明です。なお、口頭による同意のみの場合は、理事会の冒頭で全役員の同意により招集手続を省略して開催することを宣言し、これを議事録にとどめておく対応をお勧めします。
理事会の招集手続を省略するケースとしては、以下のような場合が考えられます。
緊急の案件など決議の内容上猶予がなく、理事会の日までに1週間の間隔を設けることができない場合
役員一斉改選決議を評議員会で行い、引き続き同日新しい役員構成で理事長選定理事会を行おうとする場合
この他の場合でも招集手続の省略は可能であり、特段の制限はありませんが、招集通知が各役員の出席の機会を確保するためのものであり、かつ役員に事前に会議目的をお知らせして議案について熟慮の機会を与える機能も併せ持っていることから、必要以上の省略は招集通知の持つこれらの目的・機能を没却しかねないため、その必要性については十分熟慮した上で行ってください
参考までに、理事会の招集手続の省略についての同意書例を掲載します。
例では各役員個別のタイプと全役員一括のタイプを示しています。
必ず欠席者も含め、理事会の開始前に全員分の同意を得るようにしてください。なお、役員全員改選決議の評議員会と新理事体制による理事長選任の理事会を同日に行おうとする場合には、評議員会の終結までは新役員が就任していませんので、評議員会の終結後にその場で集合した新役員に同意書を作成していただくことが望ましいと考えますが、欠席者がいるなどやむを得ず事前に同意を得る場合は例のとおり新役員に選任されることを条件として同意を得るようにしてください。

評議員会・理事会・評議員選任解任委員会の議事録

評議員会・理事会の議事録については、法律および厚生労働省令で必要記載事項が定められています。(評議員会:社会福祉法第45条の11第1項・社会福祉法施行規則第2条の15第3項、理事会:社会福祉法第45条の14第6項・社会福祉法施行規則第2条の17第3項)
議事録の様式は任意ですが、必要記載事項を必ず盛り込んでください
参考までにオーソドックスな議事録の雛形を掲載します。雛形は評議員会を想定していますが、理事会・評議員選任解任委員会についても同様に作成してください。
議事の経過は要点筆記ではなく、具体的に時系列で作成し、議案ごとの決議・発言者がわかるように作成してください。
評議員・役員選任議案については、候補者ごとに決議を行い、その結果を議事録に記載してください。
議事録署名人は、定款で限定がなければ、評議員会は評議員全員及び出席理事、理事会は理事及び監事全員が署名しなければなりません。(社会福祉法人定款例第第14条第2項・社会福祉法第45条の14第6項)雛形は、定款において評議員会の議事録署名人を議長及び指名された署名人2名に限定しているケースを想定しています。

評議員会や理事会の議事録に添付する議案書の参考例を示します。
書面の様式はこのとおりでなくても構いませんが、議案の概要を記載した提案書面を議案ごとに作成し、開催通知に同封するとともに、必ず議事録に添付し、議事録と議案書を一体のものとして保管してください。
所轄庁への手続等において議事録を提出する場合は、該当の議案書部分も必ず添付してください。

評議員・役員選任

監事選任議案を評議員会に提案する場合、現監事の過半数の同意を得る必要があります。(社会福祉法第43条第1項・一般法人法第72条第1項)
同意の様式は任意ですが、参考までに雛形を掲載します。このような同意書を、評議員会への監事選任議案提案時に併せて提示してください

監事監査

監事監査報告書については、法律および厚生労働省令で必要記載事項が定められています。(社会福祉法第45条の28・社会福祉法施行規則第2条の27・第2条の36)
監査報告書の様式は任意ですが、必要記載事項を必ず盛り込んでください
国から、業務監査報告・会計監査報告を1通の監査報告書でまとめて行うパターンの監事監査報告書の例示がありましたので、掲載します。
なお、業務監査報告と会計監査報告は別々の監査報告書で行うことも可能です。
例示は監査の結果問題点が見当たらなかったケースですので、指摘点があった場合は適宜変更を加えてください。
監事監査報告書は、監事が計算書類・事業報告を受領した日から4週間以内に作成して理事に通知しなければなりません。(社会福祉法第45条の28・社会福祉法施行規則第2条の28第1項・第2条の37第1項)

役員等報酬支給基準

評議員・役員(理事及び監事)の報酬については、報酬の額について評議員は定款に定め(社会福祉法第45条の8第4項・一般法人法第196条)、役員は定款または評議員会の決議によって定めるとともに(理事につき社会福祉法第45条の16第4項・一般法人法第89条、監事につき社会福祉法第45条の18第3項・一般法人法第105条第1項)、具体的な報酬の支給についてその基準(役員等報酬支給基準)を作成し評議員会の承認を得なければなりません。(社会福祉法第45条の35第1項・第2項)
定款等に定める評議員及び役員の報酬の額は、ぞれぞれ年間の当該全員の報酬総額を定めることで足ります。
報酬支給基準は、理事等の勤務形態に応じた報酬等の区分(常勤・非常勤別の報酬体系を定めること)、額の算定方法支給の方法(支給の時期及び手段〔銀行振込か現金か等〕)、支給の形態(現金か現物か)を記載しなければなりません。(社会福祉法第45条の35第1項、社会福祉法施行規則第2条の42)
また、役員等報酬支給基準はホームページなどインターネットを利用して公表しなければなりません。(社会福祉法第59条の2第1項第2号・社会福祉法施行規則第10条第1項)このほか、役員等報酬支給基準は現況報告書を含む財産目録等を構成する書面として、毎事業年度終了後3月以内に主たる事務所に原本を(備置の日から5年間)、従たる事務所にその写しを(備置の日から3年間)備置く必要があります。評議員会の承認を得て報酬規程を改正した場合は、速やかにホームページを更新して改正後の報酬規程を掲載してください。
参考までに、モデル報酬規程を掲載します。
報酬基準を検討する際は、すでに定款に定めた評議員の年間報酬総額などと整合性が図れるように設定してください。また、報酬総額も含め、年間の評議員会・理事会の開催予定に加え、臨時の開催や会議以外の公務なども適切に見込み、設定するようにしてください
報酬基準を超える報酬の支給や、定められた年間総額を超える報酬の支給はできません。報酬が年間総額に達している状態で緊急に評議員会または理事会を開催しなければならなくなった場合は、無報酬での開催となりますので注意してください。

役員等報酬支給基準の内容の妥当性について

役員等報酬基準については、民間事業者の役員の報酬等及び従業員の給与、当該社会福祉法人の経理の状況その他の事情を考慮して、不当に高額なものとならないような支給の基準を定めなければなりません(社会福祉法第45条の35第1項)。
役員報酬基準の制定及び公表の制度は、社会福祉法人が社会的に非常に公益性の高い存在であるという認識に基づき、その運営に投入された公費も含め資金の使途について適正な規制がなされなければならないとの趣旨で設けられています。
このため、社会福祉法人としては、いわゆる「お手盛り」(社会福祉法人の関係者が自らの報酬を自由に設定し、業務と比較して社会通念上不当と判断されるような多額の金銭を社会福祉法人から受け取れるようにすること)であるとの批判を受けることを防止するため、報酬規程の内容について以下の2点を明快に説明できるようにしておかなければなりません。
1.支給基準設定の根拠
2.不当に高額でないこと
このことは、社会福祉法人に説明責任があるとされています。つまり、債権者などから役員等報酬支給基準の不当性が問われた場合に、支給基準設定の根拠と不当に高額でないことを検討した上で基準を定めていることを具体的に説明できなければなりません。(指導監査ガイドライン36ページ)
参考までに、これらの検討を具体的にどのように進めたらよいかについて、考え方の一例をまとめましたので掲載します。
このガイドは、役員等報酬基準の作成について行った検討の過程を、最終的に資料としてまとめ、承認を受ける評議員会で説明することを前提として構成しています。評議員会での報酬規程の改正決議等の際に説明不足だとしてその成立のプロセスに疑義が生じる事態を避けるため、報酬規程の改正などの際は、報酬規程の妥当性についての検討資料を作成し、承認を受ける評議員会で説明を行った上で決議を得、説明内容を議事録にとどめるようにしてください。
また、報酬支給基準が不当に高額でないことを検討するための資料として、参考までに国が実施した以下の調査を紹介します。

人事院が行った民間企業の役員報酬に関する調査の概要です。

国税庁が行った民間企業の役員や従業員の給与に関する調査です。このうち第6表に民間企業の役員の給与についてのデータが掲載されています。

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